So gelingt der Umzug mit dem Büro preisgünstig und unkompliziert

Für den Umzug mit dem Büro kann es ganz unterschiedliche Gründe geben. Manchmal muss lediglich das Inventar in eine andere Etage oder einen anderen Trakt des Gebäudes gebracht werden. Die Verlagerung des Büros an einen anderen Standort hingegen ist eine weit größere Herausforderung. Mit einer guten Planung lässt sich diese allerdings sehr gut meistern, sodass es an der neuen Adresse ohne größere Verzögerung weitergehen kann.

Der Umzug beginnt bereits Monate, bevor die Umzugswagen vorfahren

Bereits der private Umzug ist eine logistische wie organisatorische Herausforderung. Bei gewerblichen Umzügen wird diese ungleich größer und erfordert eine dementsprechend umfassendere Vorplanung. Diese sollte mindestens ein halbes, besser ein ganzes Jahr im Voraus beginnen. Dann gelingt die Organisation am besten und auch die Kosten vom Handwerker bis hin zum Umzugscontainer lassen sich transparent überblicken. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels sollten die erforderlichen Unternehmen so frühzeitig wie möglich gebucht werden. So gibt es keine Terminschwierigkeiten, die den betriebsinternen Arbeitsablauf durcheinanderbringen könnten.

Mit welchen Kosten muss man beim Umzug eines Büros rechnen?

Natürlich kann diese Frage nur beantwortet werden, wenn man Faktoren wie den Umfang des zu transportierenden Gutes und die Entfernung der beiden Orte in die Rechnung einbeziehen kann. Genau wie bei einem privaten Umzug lohnt es sich, die Angebote von diversen Umzugsunternehmen miteinander zu vergleichen. Denn hier gibt es Kostenunterschiede in manchmal erheblichem Umfang. Grundsätzlich sollte man den Umzug nur in Ausnahmefällen in Eigenregie organisieren. Meistens ist die Abwicklung in professioneller Hand die bessere Entscheidung. Denn so kann man von einem reibungslosen Ablauf ausgehen und muss die eigenen Mitarbeitenden nicht mit eigentlich jobfremden Aufgaben betrauen. Zudem ist Zeit bekanntlich Geld, deshalb sollte es am neuen Standort so schnell wie möglich mit dem Arbeitsalltag weitergehen.

Braucht man zusätzliche Unterstützung?

In vielen Fällen ist es mit der reinen Buchung des Umzugsunternehmens noch nicht getan. Denn oftmals müssen die neuen Büroräume vor dem Einzug hergerichtet werden, manchmal sind auch ausbessernde Arbeiten im alten Standort erforderlich. Wenn es sich beim neuen Gebäude um einen individuell restaurierten Altbau oder einen Neubau handelt, sind vor dem Einzug womöglich noch Heizungs- oder Elektroinstallationen zu erledigen. Die sollten selbstverständlich abgeschlossen sein, wenn der Umzugslastwagen ausgeladen wird. Andernfalls droht ein organisatorisches Chaos, das zu einem zeitlichen Verzug führt. Kann das eigene Team nicht planmäßig an die Schreibtische zurückkehren, ist dies automatisch mit Aufwand und Kosten verbunden.

Die Checkliste für einen Büroumzug

Nicht nur die Logistik und die handwerklichen Arbeiten wollen organisiert sein. Weitere Fragen sind in dieser Liste zusammengefasst.

·         Welche Teile der Büroeinrichtung ziehen um? Oft handelt es sich dabei nur um Teile des Inventars. Einiges wird verkauft beziehungsweise entsorgt, manche Einrichtung hingegen muss man neu bestellen und an den neuen Standort liefern lassen.

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·         Welches Material verwendet man zum Polstern und Verpacken? Natürlich kann man auch auf alte Zeitungen und gebrauchte Kartons zugreifen. Eine Improvisation darüber hinaus ist allerdings unter dem Strich zu kostspielig und aufwändig. Kartons, Klebeband und Polsterfolie gibt es zu günstigen Preisen im Fachhandel.

·         Braucht man zusätzliches Personal für den Umzug? Auch wenn der Umzug selbst durch ein Fachunternehmen erledigt wird, braucht man davor und danach viele helfende Hände. Denn von der Reinigung der Räumlichkeiten bis hin zum Ein- und Auspacken des Inventars gibt es einige Handgriffe, die nicht zum Aufgabenbereich der Profis gehören.

·         Wie wird das neue Büro eingerichtet? Es genügt meistens nicht, einfach nur die Quadratmeter des alten und des neuen Büros miteinander zu vergleichen. Abhängig von der Raumaufteilung müssen IT und Schreibtische eventuell ganz anders aufgebaut werden als zuvor. Dabei sind auch Laufwege zu planen, damit ein Chaos gleich zu Beginn verhindert wird. Für eine professionelle Raumplanung gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder man setzt auf ein Tool, mit dem man am eigenen Computer arbeitet. Oder man wendet sich auch hierfür an ein Spezialunternehmen. Dort weiß man, dass es nicht nur auf die richtige Anordnung der Schreibtische, sondern auch auf den Standort von Topfpflanzen und Kaffeemaschine ankommt.

Fazit:

Natürlich lässt sich ein Büroumzug nicht einfach nebenbei erledigen. Dank einer ausreichenden Vorplanung und der Unterstützung durch Umzugsprofis braucht man sich allerdings nur wenig Sorgen zu machen. Größere Pannen sind dann so gut wie ausgeschlossen. Auf in eine neue Arbeitsumgebung!