Ausschreibung zum Stadtfest 2015 in Lauchhammer

Ausschreibung zur Organisation und Durchführung eines Stadtfestes in Lauchhammer

Mit der Durchführung des Stadtfestes zum 60. Jubiläum der Verleihung des Stadtrechts im Jahr 2013 hat die Stadt Lauchhammer unter Einbeziehung der ortsansässigen Vereine und Bildungseinrichtungen den Bürgerinnen und Bürgern über die Dauer von 3 Tagen ein buntes Programm geboten. Das Stadtfest hatte den Charakter eines Volksfestes mit Schaustellerangeboten, Trödelmarkt, musikalischen und künstlerischen Höhepunkten.

Das nächste Stadtfest soll im Juli 2015, organisiert durch einen privaten Veranstalter mit Unterstützung der Stadt Lauchhammer und weiterer öffentlicher Institutionen veranstaltet werden.

Der Besucheransturm 2013 hat gezeigt, dass die Bereicherung des kulturellen Angebots mit dieser Art von Veranstaltungen von großem öffentlichem Interesse ist. Diese Form der Veranstaltung ist ein wichtiges Instrument zur Präsentation und überregionalen Bekanntmachung der Stadt Lauchhammer und soll sich zu einem wichtigen Höhepunkt im Veranstaltungskalender der Stadt entwickeln.

Zur Fortführung dieses Veranstaltungsangebotes hat sich die Stadt Lauchhammer zur Ausschreibung der Ausrichtung des Stadtfestes entschieden.

Die Ausschreibung erfolgt nur für das Stadtfest 2015. Optional ist eine Verlängerung möglich.

Rahmenbedingungen

  1. Das Stadtfest soll zweijährlich am ersten Wochenende im Juli für drei Tage durchgeführt werden (2015: 3. bis 5. Juli).
  2. Es hat den Charakter eines Volksfestes mit Markt und Schaustellerangeboten in familienfreundlicher Art zu tragen.
  3. Die Flächen des Schlossparks werden dem Ausrichter kostenfrei zur Verfügung gestellt.
  4. Einbindung privater Unternehmen und Kultur- sowie Vereinsgruppen aus der Stadt Lauchhammer ist abzusichern.
  5. Das Stadtfest ist eintrittsfrei zu gestalten.
  6. Die Stadt Lauchhammer beteiligt sich zur Gewährung der Eintrittsfreiheit finanziell an den Gesamtkosten.
  7. Zur Gesamtfinanzierung sind Sponsoringpartner einzubinden.

Leistungsbeschreibung

Interessierte werden gebeten, eine entsprechende Bewerbung unter Vorlage eines detaillierten Veranstaltungskonzeptes mit:

  • Durchführungsplan der Veranstaltung,
  • Zeitplan der Organisation,
  • Nachbereitung,
  • Einbindung der Vereine und ggf. Unternehmen der Stadt Lauchhammer,
  • Sponsoringkonzept,
  • einem detaillierten Finanzierungsplan einschließlich des Ausweisens des notwendigen Zuschussbedarfes gegenüber der Stadt Lauchhammer,
  • Konzept zur Öffentlichkeitsarbeit,
  • Sicherheitskonzept,
  • Zeitplan für den Auf- und Abbau,
  • Lageplan, bezogen auf die Platzfläche mit sämtlichen Aufbauten, einschließlich der Flucht- und Rettungswege und den Bewegungs- und Aufstellflächen der Feuerwehr,
  • Reinigungs- und Sanitärkonzept,
  • Referenzliste, aus der die wirtschaftliche und fachliche Eignung sowie die Leistungsfähigkeit des Bewerbers hervorgeht

vorzulegen.

Umzusetzende Sicherheitsmaßnahmen auf dem Stadtfest 2015

  1. Nachweis des Abschlusses und der Bezahlung einer ausreichenden Haftpflichtversicherung.
  2. Einrichtung eines Ordnungs- und Sicherheitsdienstes (grobe Faustregel: 1 Sicherheitsfachkraft oder Ordnungsperson auf 100 Besucher in Bezug auf die höchstens zu erwartende Besucherzahl; zu berücksichtigen: "Brisanz" und Örtlichkeit der Veranstaltung; eine Aufgabenvermischung beider Dienste ist nicht zulässig.
  3. Nachweis des Vorhandenseins der erforderlichen Genehmigung der vertraglich gebundenen Sicherheitsfirma für die Durchführung des Bewachungsgewerbes gemäß § 34 a GewO.
  4. Einreichen einer Übersicht mit Anzahl, Namen und den Standorten der eingesetzten Ordner bzw. des eingesetzten Sicherheitspersonals.
  5. Die Ordner (Gehilfen des Veranstalters) sind durch das Tragen von Signalwesten mit der Aufschrift "Ordner" und das Sicherheitspersonal ist durch das Tragen der Dienstkleidung mit der Aufschrift "Security" deutlich zu kennzeichnen.
  6. Es ist eine Übersicht mit den Personalien der Ordner (Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift) sowie der jeweiligen Funktion einzureichen.
  7. Die eingesetzten Ordner (Gehilfen des Veranstalters) müssen volljährig und zuverlässig (keine strafrechtlichen Verurteilungen) sein.
  8. Nachweis der Einrichtung sowie des Umfangs eines an das "Maurer-Algorithmus-Schema" angelehnten Sanitätswachdienstes für die Veranstaltung, beginnend mit Besuchereinlass bis zum Abschluss der Veranstaltung.
  9. Erstellung eines Flucht- und Rettungswegekonzeptes einschließlich Übersichtsplan mit den eingezeichneten Flucht- und Rettungswegen, Sammelstellen, Security- und Med-Points sowie eines Rasterplanes.
  10. Einrichtung und deutliche Kennzeichnung mittels Piktogrammen von Flucht- und Rettungswegen, Sammelstellen, des Security- sowie des Med-Pointes entsprechend des Flucht- und Rettungswegeplanes sowie des Rasterplanes.
  11. Gewährleistung der im Flucht- und Rettungswegeplan festgelegten Flucht- und Rettungswege.
  12. Sofern die Einzäunung des Veranstaltungsgeländes geplant ist, muss diese so beschaffen sein, dass diese jederzeit und insbesondere im Notfall ohne größeren Aufwand entfernt werden kann.
  13. Während der gesamten Veranstaltung muss ein entscheidungskompetenter Verantwortlicher des Veranstalters ständig auf dem Gelände erreichbar sein.
  14. Es ist eine Übersicht mit allen Ansprechpartnern im Zusammenhang mit der Gewährleistung der Sicherheit während der Veranstaltung (Veranstalter, Sicherheits- und Ordnungsdienst, Sanitätswachdienst, Wasserwacht, Polizei, Ordnungsamt, Feuerwehr) und deren Kontaktdaten zusammenzustellen und einzureichen.
  15. Ein Rasterplan in DIN A3-Format sowie ein Flucht- und Rettungswegeplan in DIN A4-Format sind rechtzeitig - spätestens jedoch im Rahmen der Abnahme des Veranstaltungsgeländes - an alle Ansprechpartner im Zusammenhang mit der Gewährleistung der Sicherheit während der Veranstaltung (Sicherheits- und Ordnungsdienst, Polizei, Ordnungsamt, Feuerwehr) auszugeben.
  16. Das Veranstaltungsgelände ist vor Veranstaltungsbeginn durch die Vertreter des Ordnungsamtes der Stadt Lauchhammer, der Freiwilligen Feuerwehr Lauchhammer, der Polizei, des Sanitätswachdienstes, der Sicherheitsfirma und dem Veranstalter abnehmen zu lassen. Der Abnahmetermin ist durch den Veranstalter rechtzeitig an alle Teilnehmer bekannt zu geben.

Der Veranstalter trägt das Durchführungsrisiko. Gegen etwaige Schadensersatzansprüche, die bei der Durchführung des Stadtfestes den Stadtfestteilnehmern bzw. Dritten entstehen können, hat sich der Veranstalter ausreichend zu versichern. so dass keinerlei Kosten auf die Stadt Lauchhammer abgeleitet werden können. Das wirtschaftliche Risiko bei der Durchführung des Stadtfestes trägt der Veranstalter.

Die schriftlichen Bewerbungen sind zu richten an die Stadtverwaltung Lauchhammer, Fachbereich für Bildung, Sicherheit/Ordnung, Soziales und Freizeit, Postfach 20 01 38, 01971 Lauchhammer. Als Ansprechpartner für Rückfragen insbesondere auch zum räumlichen Umgriff sowie weiterer Einzelheiten steht Ihnen bei der Stadt Lauchhammer, Fachbereich Bildung, Sicherheit/Ordnung, Soziales und Freizeit, Frau von Schroedel-Siemau, E-Mail: schul-kulturamt@lauchhammer.de , Tel. 03574-488300 zur Verfügung.

Bewerbungsschluss ist der 04. August 2014.

Bei mehreren Bewerbungen entscheidet unter Ausschluss des Rechtsweges das nach den bekannt gemachten Kriterien ermittelte beste Angebot. Die Vergaberegelungen nach VOL/VOB/VOF finden auf dieses Verfahren keine Anwendung. Bei der Entscheidung über die Vergabe wird nicht lediglich auf die niedrighöchste Zuschusssumme für die Stadt Lauchhammer abgestellt, sondern ebenfalls auf die Güte der sonstigen geforderten Unterlagen/Konzepte.

Quelle: PM der Stadt Lauchhammer