Leitfaden zur digitalen Post in Unternehmen

Effizienz der E-Mail-Kommunikation mit ECM-Lösungen steigern

Leitfaden zur digitalen Post in Unternehmen72 Prozent der Verbraucher kommunizieren mit Unternehmen am liebsten per E-Mail, etwa bei Service-Anfragen. Häufig erwarten die Kunden dabei eine schnelle Antwort - am besten innerhalb weniger Stunden. Wird zu spät oder gar nicht geantwortet, führt dies schnell zu Unzufriedenheit bei den Kunden. Dies stellt Mitarbeiter und die IT-Infrastruktur vor große Herausforderungen. In dem neuen Leitfaden "Was bringt die digitale Post?" gibt der Hightech-Verband BITKOM Tipps, wie E-Mail-Kommunikation erfolgreicher organisiert werden kann. Außerdem wird gezeigt, wie E-Mails sicher aufbewahrt und gemäß den gesetzlichen Regeln verwaltet werden können. "Auch in Zeiten von sozialen Netzwerken ist die klassische E-Mail ein wichtiges Kommunikationsmittel. Die Einbettung in ein ECM-System steigert die Effizienz der E-Mail-Kommunikation deutlich", sagt Andreas Nowottka, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im BITKOM.

Neben die einfache E-Mail treten neue Angebote wie De-Mail oder der E-Post-Brief. Um die sichere elektronische Post nutzen zu können, wird ein Identifikationsnachweis bei der Registrierung benötigt. Dadurch lassen sich später alle rechtssicheren Mails eindeutig einem Absender zuordnen. Dies erlaubt auch den elektronischen Versand von rechtsverbindlichen Dokumenten. Der BITKOM-Leitfaden beschreibt die technische Funktionsweise der sicheren Mails und geht auf die Integration in bestehende Output-Systeme ein. Zudem wird erklärt, wie De-Mails entsprechend den gesetzlichen Anforderungen sicher archiviert werden können. Der Leitfaden gibt außerdem einen Ausblick auf die Zukunft der digitalen Post. Denn insbesondere die Kommunikation über soziale Netzwerke ersetzt zunehmend die klassische E-Mail.

Zum Thema E-Mail-Management bietet der ECM-Kompetenzbereich des BITKOM im November zudem ein kostenloses Webinar an. Mehr Informationen unter: www.bitkom-akademie.de/fachbereiche/technologie-neue-dienste/bitkom-ecm-webinar-was-bringt-die-digitale-post/online.

Der Leitfaden "Was bringt die digitale Post?" kann kostenlos heruntergeladen werden unter: www.bitkom.org/de/publikationen/38337_73813.aspx

Mehr zum Thema ECM mit Experten-Interviews, Best-Practice-Beispielen und Neuigkeiten aus Markt und Technik gibt es zudem unter http://www.ecm-navigator.de .

Quelle: PM der BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.